KSeF a e-commerce – co musisz wiedzieć?

Już wkrótce, dla polskich przedsiębiorców, szczególnie tych działających w e-commerce, system KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, stanie się rzeczywistością. Od 1 lutego 2026 roku nowe przepisy dotyczące fakturowania wejdą w życie, co oznacza obowiązek używania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Ten istotny krok w stronę cyfryzacji procesów finansowych wprowadza nowe standardy nie tylko technologiczne, ale i organizacyjne. Przedsiębiorcy będą musieli zintegrować swoje systemy z KSeF, a to wymaga przygotowania operacyjnego oraz odpowiedniego dostosowania oprogramowania i procedur. Z naszego artykułu dowiesz się, jakie wyzwania i korzyści niesie ze sobą implementacja KSeF w codziennej działalności firm e-commerce.

System KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to nowoczesne narzędzie wprowadzone przez Ministerstwo Finansów, które ma na celu zmienić sposób, w jaki wystawiamy i przechowujemy faktury w Polsce. Dzięki cyfrowemu podejściu do fakturowania, łatwiej uniknąć błędów i oszustw podatkowych, a także ułatwić kontrole podatkowe. Faktury w formacie XML otrzymują unikalny numer KSeF, co zwiększa bezpieczeństwo i pewność dokumentów. Wdrożenie systemu odpowiada potrzebom automatyzacji w procesach księgowych, szczególnie w e-commerce, gdzie duża liczba transakcji wymaga efektywnego i przejrzystego zarządzania dokumentami.

System KSeF przynosi wiele korzyści szczególnie dla branży e-commerce. Dzięki automatyzacji fakturowania, liczba błędów w dokumentach znacznie maleje, a jednocześnie przyspieszają się procesy związane z obsługą zamówień. Dzięki centralizacji zarządzanie fakturami staje się łatwiejsze, a to poprawia kontrolę nad dokumentami. Dodatkowo wprowadzenie faktury do systemu oznacza, że odbiorca ma wgląd do faktury w swoim panelu w bardzo krótkim czasie. Zmniejsza to ryzyko „zaginięcia” dokumentów sprzedaży np. na mailu.

KSeF znacząco skraca też czas potrzebny na obsługę podatkową i przygotowanie do ewentualnych kontroli. Wszystkie te zalety pomagają usprawnić działalność e-commerce i zwiększyć konkurencyjność na rynku.

Przedsiębiorcy wdrażający KSeF w e-commerce stają przed różnymi wyzwaniami. Jakie są największe z nich?

Ważne, by mocno odróżnić transakcje B2B od B2C, ponieważ wiążą się z innymi zasadami fakturowania w KSeF. Niezbędne jest też dostosowanie regulaminów i polityk prywatności, by klienci byli świadomi zmian w fakturowaniu. Choć standaryzacja i automatyzacja procesów księgowych w przyszłości przyniesie korzyści, na początku może być kosztowna i czasochłonna, zwłaszcza dla mniejszych firm.

Od 1 lutego 2026 roku duże firmy, które w poprzednim roku uzyskały obrót powyżej 200 milionów złotych, będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 1 kwietnia 2026 roku ten wymóg obejmie wszystkie inne przedsiębiorstwa zarejestrowane jako podatnicy VAT w Polsce, również z sektora e-commerce. Dzięki systemowi KSeF firmy mogą wystawiać faktury w jednolitym formacie XML. Ułatwia to prowadzenie księgowości i daje lepszą kontrolę nad dokumentacją. Faktury spoza KSeF nie pozwolą klientom-przedsiębiorcom na odliczenie VAT, więc ważne jest, by przedsiębiorstwa zintegrowały swoje systemy z KSeF jak najszybciej. Wyjątkami to:

Integracja KSeF z platformami e-commerce, jest konieczna, by dostosować się do nowych wymagań związanych z fakturowaniem. Teoretycznie możliwe jest wystawianie faktur ręcznie w systemie KSeF, ale przy transakcjach liczonych w setkach lub tysiącach miesięcznie jest to praktycznie niewykonalne.

Jak więc można połączyć swój sklep z systemem MInisterstwa Finansów. Są na to dwie ścieżki – rozwiązanie wykorzystujące API, lub integracja z platformą księgową połączoną już z KSeF.

W obu przypadkach ważne jest, aby rozróżniać transakcje B2B od B2C, gdyż wiąże się to z różnymi zasadami fakturowania. Dobrze wdrożona integracja wspiera także tryby fakturowania online i offline, co jest przydatne w razie awarii systemu lub problemów z Internetem. Istotnym aspektem jest również obsługa faktur zagranicznych – mimo że są one wystawiane w KSeF, muszą być udostępniane kontrahentom spoza systemu, na przykład jako pliki PDF.

Jeszcze ważniejsza niż wcześniej jest poprawność danych, które musi zatwierdzić system. Gdy trzeba dokonać poprawek, nie obejdzie się bez faktur korygujących. Dobrze jest mieć plan na wypadek awarii systemu i potrafić działać w trybie offline. Dzięki temu można wystawić fakturę nawet bez dostępu do KSeF. Taka faktura musi trafić do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.

Zespół sprzedaży powinien być przygotowany na pytania dotyczące faktur i sposobu dostępu do dokumentów. W wielu branżach do tej pory królują faktury papierowe, dlatego może powstać wiele pytań dotyczących dostępu do dokumentów i ich obsługi. Co ważne, faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat, a to ułatwia przygotowania do ewentualnych kontroli i rozliczenia podatkowe. Jest to również przydatne w przypadku ciągnących się przez wiele miesięcy sytuacji spornych z klientami lub nierzetelnymi kontrahentami.

Ważnym krokiem jest również aktualizacja regulaminów sklepu internetowego, które muszą spełniać nowe wymogi prawne. W regulaminach powinny zostać zawarte informacje o różnicach w obsłudze transakcji B2B i B2C oraz sposobie przesyłania faktur elektronicznych, by klienci wiedzieli, czego się spodziewać. Nie zapominaj o polityce prywatności, która musi uwzględniać zasady przekazywania danych do KSeF, zgodnie z RODO.

Testy systemu w środowisku sandbox pomogą wykryć potencjalne problemy, zanim system zacznie działać w realnym świecie. Harmonogram wdrożeń powinien być realistyczny, elastyczny i uwzględniać czas na szkolenie oraz aktualizację dokumentów. Zaplanuj szkolenia tak, by każdy w zespole miał czas na opanowanie nowych procedur i mógł efektywnie pracować z nowym systemem od pierwszego dnia jego działania.

KSeF w e-commerce jest prawdziwą rewolucją. Chociaż do terminu wdrożenia systemu jest jeszcze kilka tygodni, warto już teraz przygotować zespół i zastanowić się nad aktualizacją dokumentów, przede wszystkim regulaminów. Pamiętaj, że część Twoich klientów także będzie zdezorientowana. Jeżeli więc Twój zespół będzie wiedział co robi i będzie w stanie udzielić wsparcia klientom w pierwszych tygodniach po zmianie, to wiele zyskasz w oczach klientów.

Zwroty odzieży, biżuterii, sprzętu AGD czy zabawek zdarzają się każdego dnia. Nie muszą one jednak być wyzwaniem logistycznym ani źródłem niepotrzebnych trudności. Odpowiednio zaprojektowany i sprawnie działający system zwrotów może stać się potężnym narzędziem marketingowym – nie tylko wspiera sprzedaż, ale też buduje zaufanie i lojalność klientów. Ważne, aby stworzyć proces zwrotu, który będzie wygodny i przejrzysty zarówno dla użytkowników, jak i dla zespołu obsługi klienta.

Inwestycja w wygodny i dobrze zaprojektowany system zwrotów to nie tylko redukcja kosztów i sprawniejsze zarządzanie logistyką, ale przede wszystkim jeden ze sposóbów budowania długofalowych relacji z klientami, którzy chętniej wracają do sklepu i polecają go innym.

Chcesz otworzyć sklep z rękodziełem? A może planujesz sprzedaż personalizowanych prezentów? Bez względu na to, jaki masz pomysł, zacznij prowadzić swój wymarzony biznesu online. Załóż swój e-commerce na platformie Selesto i korzystaj z pełnej funkcjonalności przez 14 dni całkowicie za darmo. Skorzystaj z okazji, aby przetestować wszystkie możliwości bez żadnych zobowiązań. Sprawdź, jak szybko możesz wystartować z własnym e-sklepem.