Księgowość zintegrowana ze sklepem – jak uprościć rozliczenia i zaoszczędzić czas?

Sprzedaż produktów i obsługa klientów to tylko fragment obowiązków w e-commerce – równie istotną część stanowią kwestie formalne i podatkowe. W przypadku handlu online rozliczenia bywają znacznie bardziej wymagające niż w tradycyjnych firmach, ponieważ przedsiębiorca musi zmagać się nie tylko z regulacjami krajowymi, lecz także z trudnościami wynikającymi z prowadzenia działalności na wielu rynkach zagranicznych. Jak uprościć cały proces rozliczeniowy tak, aby prowadzenie e-sklepu stało się prostsze?

W jednym zdaniu – integracja księgowości z e-commerce polega na bezpośrednim połączeniu platformy sprzedażowej z oprogramowaniem do rozliczeń finansowych w celu usprawnienia codziennych obowiązków administracyjnych. Ważnym elementem tego rozwiązania staje się automatyzacja przepływu danych, w szczególności w zakresie faktur i dokumentów sprzedażowych. Po złożeniu zamówienia w sklepie online system może automatycznie wygenerować fakturę lub paragon, przesłać go do księgowości, a także zapisać w chmurze czy systemie ERP.

Integracja wspiera również obsługę płatności i zwrotów – system przypisuje płatności do zamówień, automatyzuje korekty faktur i rozlicza zwroty. Równie ważne jest wsparcie w zakresie rozliczeń podatkowych. Narzędzia wykorzystujące automatyzację przypisują właściwe stawki VAT w zależności od kategorii towaru i kraju klienta, obsługują VAT OSS przy sprzedaży w Europie oraz generują deklaracje podatkowe takie jak VAT, VAT OSS czy IOSS. Dodatkowo przypominają o terminach zobowiązań i umożliwiają eksport danych w formatach wymaganych przez urzędy.

Co zyskujesz dzięki automatyzacji księgowości?

Dzięki oprogramowaniu możliwa jest kategoryzacja wydatków, przygotowanie raportów, wystawianie faktur, automatyzacja korekt, potrącenia za uszkodzony towar oraz kontrola zarówno należności, jak i zobowiązania firmy. Efekt? Właściciel e-commerce odzyskuje nawet kilkadziesiąt godzin w skali miesiąca, które może przeznaczyć na skalowanie sprzedaży i rozwój działalności. Oto procesy, które możesz zintegrować z księgowością, prowadząc działalność.

Wystawianie faktur to integralna część funkcjonowania każdego sklepu internetowego. Przy pojedynczym zamówieniu zajmuje to tylko chwilę, jednak w przypadku kilkudziesięciu transakcji dziennie przeradza się w wielogodzinną, powtarzalną pracę. Co gorsza, rośnie ryzyko błędów – od literówek w danych klienta, przez niepoprawną nazwę produktu, aż po omyłkową kwotę. Integracja księgowości ze sklepem eliminuje ten problem. Informacje o każdym zamówieniu automatycznie trafiają do oprogramowania, które pozwala błyskawicznie utworzyć fakturę sprzedaży z kompletnymi danymi: o klientach, produktach i wartości transakcji.

Każda zmiana – czy to w cenniku, czy w asortymencie – wymaga naniesienia tych samych informacji zarówno w panelu sklepu, jak i w systemie księgowym. Jeśli proces ten nie zostanie wykonany równolegle, mogą pojawić się rozbieżności, które wprowadzają chaos w sprzedaży. Rozwiązaniem jest centralne zarządzanie danymi. W przypadku integracji wystarczy wprowadzić zmiany w jednym miejscu, a zostaną one natychmiast odzwierciedlone w sklepie internetowym i w powiązanych systemach.

Sporządzanie dokumentów magazynowych to obowiązkowy element obsługi sprzedaży i logistyki w sklepie internetowym. Każde wydanie produktu czy przyjęcie zwrotu wymaga potwierdzenia w postaci odpowiednich dokumentów, na których dane powinny być zgodne z dowodem zakupu. W małych e-sklepach, gdzie procesy nie są zautomatyzowane, wystawia się je ręcznie. Jednak przy większej skali sprzedaży staje się to czasochłonne, a sam proces – podatny na błędy. Integracja księgowości z e-commerce sprawia, że procedura przebiega znacznie sprawniej – system automatycznie rejestruje ruch towaru i generuje właściwy dokument magazynowy oraz fakturę lub korektę bez konieczności ponownego wprowadzania danych.

Obowiązki księgowe w sklepie opartym na Selesto możesz z powodzeniem prowadzić z poziomu panelu administracyjnego lub zintegrować go z serwisem takim jak np. iFirma. To jedno z najbardziej uniwersalnych rozwiązań do prowadzenia finansów. Umożliwia sprawne zarządzanie kontrahentami, transparentne prowadzenie księgowości oraz skuteczniejsze planowanie działań biznesowych. Połączenie iFirmy z Selesto sprawia, że wszystkie te funkcje stają się bezpośrednio dostępne w Twoim sklepie internetowym.

iFirma to zaawansowane oprogramowanie finansowe stworzone z myślą o potrzebach przedsiębiorców, w tym właścicieli sklepów online. Integracja księgowości z e-commerce otwiera dostęp do szeregu narzędzi wspierających obsługę finansów i formalności urzędowych, co usprawnia codzienne prowadzenie biznesu.

Automatyzacja księgowości będzie najkorzystniejsza dla sklepów prowadzących sprzedaż wielokanałową – równocześnie na własnej stronie, w serwisach takich jak Amazon oraz na innych marketplace’ach. Tego typu działalność generuje transakcje w różnych walutach i na wielu rynkach, a to komplikuje rozliczenia podatkowe. Dodatkowym wyzwaniem jest obsługa wielu metod płatności, która wymaga monitorowania wszystkich przepływów finansowych.

W takich przypadkach manualne rozliczanie staje się nie tylko czasochłonne, ale i bardzo podatne na błędy. Dlatego właśnie sklepy działające na rynkach zagranicznych, obsługujące duże wolumeny zamówień i korzystające z różnych kanałów sprzedaży zyskują najwięcej na automatyzacji księgowości. Zintegrowany system pozwala im śledzić sprzedaż w czasie rzeczywistym, kontrolować podatki, dbać o stany magazynowe i skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na żmudnych formalnościach.

Funkcje automatyzacji księgowości w Selesto działają jak gotowe moduły w Twoim sklepie internetowym. Po włączeniu i krótkiej konfiguracji wszystkie zamówienia trafiają automatycznie do systemu, gdzie generowany jest właściwy rachunek lub faktura. Dzięki temu nie ma potrzeby samodzielnego wprowadzania danych, a znaczna część procesów księgowych zostaje w pełni zautomatyzowana. Jeżeli podstawowe funkcje okażą się niewystarczające, możesz w kilka chwil zintegrować sklep z systemami takimi jak iFirma czy Fakturownia.

Jeszcze dziś przenieś swój sklep na Selesto i testuj dostępne rozwiązania przez 14 dni za darmo!